a GED Immobilier : La solution dématérialisée pour agences et syndics

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L’entretien et la location de propriétés ont nécessité d’innombrables demandes et contrats de plusieurs pages. Vous pouvez bénéficier de procédures de traitement des documents simplifiées et de solutions technologiques pour garder tout cela organisé. La GED (gestion électronique des documents) peut transformer le profil de votre entreprise de gestion immobilière. Les solutions GED personnalisées sont la clé d’un traitement plus rapide, plus sûr et plus rentable de la paperasserie et peuvent vous faire passer d’une gestion réactive à une gestion proactive.

Qu’est-ce-que la GED pour l’immobilier ?

La Gestion numérique des documents pour les agences immo peut convertir tous les documents papier entrants qui occupent une grande partie de l’espace physique, et permettre le partage des documents et la collaboration entre les bureaux. Une fois les fichiers convertis, les fichiers électroniques peuvent être organisés dans un référentiel en ligne avec des règles de flux de travail personnalisables pour acheminer les documents par voie électronique.

Cela permet une meilleure conformité du secteur (par exemple, les règlements sur la gestion des biens immobiliers aux directives régionales/locales sur le logement), un partage et un accès centralisés des documents, un meilleur temps de réponse aux clients, une productivité accrue des bureaux, une diminution des besoins de stockage et une réduction des pertes ou des erreurs.

Les différentes utilisations de la GED pour les syndics, promoteurs, gestionnaires et agences immobilières

Il existe une multitude d’avantages d’une GED pour le secteur immobilier. Alors que nous parlons de plus en plus de numérisation des données (ou de dématérialisation/digitalisation), l’immobilier est un secteur clé et à enjeux. Voici les différents atouts d’un logiciel de GED pour l’immo :

  1. Le Zéro Papier

Gardez une longueur d’avance sur les demandes croissantes de traitement, de gestion et de conservation de documents essentiels à la mission de l’entreprise grâce à des flux de travail sans papier et à des politiques de conservation fondées sur des règles.

  1. La gestion des contrats immobiliers et de syndics

Améliorez votre gestion des contrats qui nécessitent une manipulation complexe et un stockage à long terme grâce à des fichiers électroniques stockés dans un dépôt centralisé.

  1. La gestion des documents

Augmenter la productivité en accélérant le flux des applications de données de gestion immobilière, des états financiers, des contrats de vente et des contrats de location.

  1. Conformité de l’industrie immobilière

Simplifier le suivi des documents, réduire le temps d’accès et éliminer les erreurs qui peuvent entraîner la perte ou l’égarement des formulaires.

  1. Service à la clientèle

Améliorer le service à la clientèle avec un accès en temps réel aux modèles de bail, aux formulaires de contrat standard, au matériel promotionnel et à d’autres documents, tout cela grâce à votre logiciel de GED immobilier qui permet aux syndics, agences immobilières et promoteurs, de gérer simplement et facilement leurs business.

  1. Les flux de données de gestion immobilière

Répondre aux divers besoins de conformité du secteur, des règlements fédéraux sur la gestion des biens immobiliers aux directives régionales et locales sur le logement.

  1. L’automatisation des tâches et notes de frais

Pratique pour les agents immobiliers, la GED permet, grâce à une simple photo, de gérer ses notes de frais et autres documents qui devront être traités.

Quelles sont les avantages d’une GED pour le secteur immobilier ?

Les documents précédemment imprimés sur papier peuvent être créés électroniquement avec une solution logiciel GED. Les dossiers sont alors acheminés instantanément dans un système électronique pour examen et action. Un système électronique peut contrôler une collection de documents pour s’assurer que tous les dossiers requis sont présents.

Ces systèmes identifieront également les documents manquants nécessaires pour prendre des décisions ou compléter les dossiers. Les documents nécessitant une signature peuvent être remis pour signature électronique sécurisée et renvoyés pour examen sans échange physique de documents. Tout dossier qui doit commencer par un document papier peut être collecté par fax, scan ou capture mobile. Ces documents électroniques peuvent ensuite être stockés et accessibles sur le logiciel de gestion des documents. En outre, les demandes de copies de documents des clients peuvent être satisfaites rapidement et facilement en étant envoyées directement par un logiciel de GED.

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